Visitatie Stappenplan

Om relaxed door je visitatie te komen kun je onderstaande stappen volgen. Ook handig als je een tijdje terug gevisiteerd bent en je praktijk wilt inrichten naar de nieuwste inzichten van de CAT visitatie commissie, AVG, Wkkgz, VIM, meldcode huiselijk geweld en Wgbo!

Het visitatie programma bestaat uit twee onderdelen: De website / folder visitatie en de praktijk visitatie.

Website visitatie

Een website of folder geeft een goed beeld van de praktijk.

Vermeld deze gegevens duidelijk op de website:

Naam en adresgegevens 
AGB codes zorgverlener en praktijk
CAT therapeut nummer
Kvk nummer
BIG nummer mocht je die hebben

RBCZ licentie nummer als je CAT-therapeut level 5 bent

Let op! BTW nummer mag wettelijk vermeld worden op de website maar het CAT raadt dit af omdat in het BTW nummer je BSN nummer verwerkt kan zijn. (is de bedrijfsvorm een BV dan geldt dit niet) 

Tip: Het is overzichtelijk om deze informatie in de footer of op de contact pagina te plaatsen

Vermelding tarieven

De behandelvormen die voor vergoeding in aanmerking komen staan duidelijk vermeld. De tarieven die je hanteert staan transparant vermeld. De voorwaarden waaronder een behandeling plaatsvindt staan op de website. 

De waarneming hoeft niet op de website vermeld te worden.

 

Tip: Een voorbeeld behandelovereenkomst staat op de therapeuten login pagina. 

Vermelding vergoedingen

Voor informatie over de mate van vergoeding door welke verzekeringsmaatschappijen
verwijst de website door naar externe websites (van de verzekeringspolis, het CAT of de
RBCZ bijvoorbeeld):
https://www.catcomplementair.nl/vergoeding-zorgverzekeraars/

Tip: We raden sterk aan deze informatie niet zelf op je website te vermelden. Vermeld je desondanks op je website wie wat vergoed, zet daar dan expliciet bij dat je daar niet verantwoordelijk voor, mocht de verzekeraar onverhoopt toch niet vergoeden

Prestatiecodes vermelden

De door het CAT-bestuur toegewezen prestatie codes en hun omschrijving worden op je homepage van je website vermeld. Het mogen ook alleen de prestatiecodes zijn, bijvoorbeeld: ‘Ik werk met de prestatiecode 24513 Lichaamsgerichte psychotherapie’ met daarbij een link naar een andere pagina voor de omschrijving van deze prestatiecode of een link naar https://catcomplementair.nl/soorten-therapie/ .

De titels van de codes en hun omschrijving moeten uniform zijn en mogen niet aangepast worden. Je kunt deze exacte omschrijvingen vinden op https://catcomplementair.nl/soorten-therapie/

CAT digitaal muurschild

Zorg dat het CAT-complementair digitale schild op je website geplaatst is en doorklikbaar naar https://catcomplementair.nl/ Voor CAT-therapeut level 5: het logo van RBCZ is geplaatst en het is doorklikbaar naar https://rbcz.nu/

Optioneel kun je kenbaar maken onder/boven/naast het CAT digitale muurschild:
“Ik werk als CAT-therapeut volgens de richtlijnen van de GAT-beroepscode. Voor meer informatie zie: https://www.catcomplementair.nl/wp-content/uploads/2019/01/CAT-morele-beroepscode.pdf

Wkkgz klachtenregeling

Voor klachten verwijs je naar de WKKGZ geschilleninstantie waar je bij bent aangesloten.
Het logo van de geschilleninstantie staat duidelijk zichtbaar op je website en is ook doorklikbaar naar de geschilleninstantie website met daarbij de volgende standaard zin: ( we raden sterk af meer informatie op je website over je klachtenregeling te plaatsen dan onderstaande zinnen. Heb je toch zelf een tekst ontwikkeld dan is het aan de CAT visiteur om te oordelen of deze tekst drempels oplegt. De Wkkgz stelt dat de geschilleninstantie ‘ altijd laagdrempelig bereikbaar moet zijn’ .)

Voor CAT level 3;

Ik val als CAT-therapeut onder Wkkgz-klachtrecht en tuchtrecht bij de Geschilleninstantie Alternatieve Therapeuten (GAT). GAT is een rijks erkende en volledig onafhankelijke Wkkgz geschillencommissie. Voor meer informatie over mijn klachtenregeling zie: https://gatgeschillen.nl/”

Voor CAT level 5

 “ Ik val als CAT-therapeut onder Wkkgz-klachtrecht bij de Geschilleninstantie Alternatieve Therapeuten (GAT). GAT is een rijks erkende en volledig onafhankelijke Wkkgz geschillencommissie. Voor meer informatie over mijn klachtenregeling zie: https://gatgeschillen.nl/”

GAT beroepscode

De CAT beroepscode is een belangrijk teken van kwaliteit en betrouwbaarheid, niet verplicht om te melden maar optioneel.

Tip: Plaats onderstaande zin op je website met een link naar de GAT beroepscode.
“Ik werk als CAT-therapeut volgens de richtlijnen van de GAT-beroepscode. Voor meer informatie zie: https://gatgeschillen.nl/beroepscode/

Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden zijn de spelregels die gelden voor je overeenkomsten. Dit kan bijvoorbeeld gaan over de aansprakelijkheid, bedenkingstermijnen, de manier van betalen, of hoe je klanten een klacht kunnen indienen. Met algemene voorwaarden is het direct duidelijk welke rechten en plichten je en je klant hebben. De zogenaamde ‘kleine lettertjes’ besparen je een hoop tijd. Je klanten weten precies waar ze aan toe zijn. Algemene voorwaarden kunnen de risico’s die je als ondernemer loopt verkleinen.Belangrijke punten die in algemene voorwaarden staan zijn bijvoorbeeld: Aansprakelijkheid, betalingstermijn, eigendomsvoorbehoud of garantie.

Zorg ervoor dat je je algemene voorwaarden één keer goed opstelt. Het beperkt de risico’s die je loopt als ondernemer. Als er een keer iets aan de hand is, ben je blij dat je ze hebt. Het opstellen van algemene voorwaarden kan op verschillende manieren. Je kan ze zelf opstellen, door een jurist of je kan gebruik maken van diverse modellen. 

Tip: plaats de algemene in de footer van je website als die er is. En je kunt gebruik maken van de gratis algemene voorwaarden die speciaal voor GAT aangesloten therapeuten zijn ontwikkeld. Helaas is deze service niet voor CAT therapeuten die bij een andere geschilleninstantie hun Wkkgz hebben ingekocht.

Privacy statement

Onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) heb je een informatieplicht. Dat betekent dat je verplicht bent om nieuwe en bestaande klanten duidelijk te informeren over wat je met hun persoonsgegevens doet en waarom. In de praktijk is een online privacyverklaring de meest handige manier om hier aan te voldoen.

Tip: gebruik de voorbeeld privacyverklaring van het CAT. Wij raden je aan als je zelf een privacyverklaring hebt deze te vergelijken met de documenten die het CAT voor je beschikbaar heeft gesteld om te controleren of je alle belangrijke informatie in de documenten hebt staan

Bereikbaarheid en beschikbaarheid

Bereikbaarheid en beschikbaarheid
Is je praktijkruimte toegankelijk voor invaliden?
(dit is niet verplicht – wel graag aangeven of de praktijk toegankelijk is voor invaliden op de website)

Geef bij je telefoonnummer of email adres aan wanneer je bereikbaar bent.

Je hebt je waarneming geregeld bij langdurige afwezigheid of ziekte. Tip: maak afspraken hierover met collega’s van je intervisiegroep. Dit hoeft niet vermeld te worden op je website.

Praktijk visitatie

De praktijk moet naast schoon en goed verzorgd aan een aantal voorwaarden voldoen, net als je administratie

Wat hoort er op je factuur te staan

De volgende informatie gegevens van je praktijk moeten op je factuur staan

CAT-therapeutnummer
CAT logo
RBCZ nummer indien van toepassing
RBCZ logo
AGB codes praktijk en zorgverlener
BTW nummer
Kvk nummer
Factuurnummer
Factuur datum
Prestatie code in de omschrijving van de behandeling
Van de client niet het BSN nummer vermelden.

Tip: Je administratie moet 7 jaar bewaard blijven volgens de belastingdienst

Clienten dossier

Werk je met papieren cliëntendossiers? Zorg voor een opbergplaats die afgesloten kan worden. Werk je met digitale cliëntendossiers? Zorg dat je pc beschermd is met een wachtwoord en maak een back-up op een data stick. Bewaar deze ook in een afgesloten opbergplaats, bij voorkeur brandwerend. Een cliëntendossier dient ten in ieder geval 15 (vijftien) jaren bewaard te blijven. 

Tip: in de beschermde CAT omgeving staat een voorbeeld cliëntendossier

 

Clienten dossier en administratie backup (reservekopie)

Ik raad je aan om een back up van je administratie en de cliënten dossier te maken, op een externe harde schijf te plaatsen en in een afgesloten kluisje te bewaren (het beste brandveilige kluisje, aangezien dat de administratie 7 jaar bewaard moet worden en het cliënten dossier 15 jaar).

Behandelovereenkomst

Je laat een cliënt bij intake een behandelovereenkomst ondertekenen waarmee de cliënt kan zien dat je aangesloten bent bij het CAT. Een ondertekende CAT-behandelovereenkomst (of gelijkwaardige behandelovereenkomst waarbij tevens de klachtenprocedure is beschreven) dient bij het cliëntendossier te worden gevoegd. Let op! Werk je met minderjarigen? Lees het CAT reglement en de documenten in de beschermde CAT omgeving goed door wat wel en niet toegestaan is. 

Tip: gebruik de voorbeeld behandelovereenkomst van CAT

Praktijkruimte

De praktijk is herkenbaar door het CAT muurschild of door je naambordje. Dit hoeft niet je praktijknaam te zijn als de cliënten weten wat je persoonlijke naam is.

Werk je vanuit huis? Indien het onvermijdelijk is dat de cliënt door je privé vertrekken moet, dan dienen betreffende vertrekken altijd schoon en verzorgd te zijn.

Er moet een zichtbaar vluchtplan/route zijn in geval van nood (brand bvb) Tip: hang een a-viertje op in de gang met uitleg over de vluchtroute mocht dat nodig zijn.

Indien je praktijk gehuisvest is in een groot pand, bijvoorbeeld een medisch centrum, dan moet de vluchtroute aangegeven worden met noodverlichting

Er is een blusdeken aanwezig. Heb je een brandblusser, dan de houdbaarheidsdatum controleren.

Er is een basis EHBO koffer aanwezig (gevuld met minstens verband)

Er hoort een toilet te zijn die schoon is met een mogelijkheid om de handen te wassen. Liefst in de buurt van de wachtkamer/praktijk

De CAT jaarlicentie en het bewijs van de Wkkgz geschilleninstantie waar je bij bent aangesloten heb je afgeprikt duidelijk zichtbaar in je praktijkruimte.

Speciale regels:
Er dient een sterilisator aanwezig te zijn indien er tijdens de behandeling/therapie gewerkt wordt met instrumentarium/gereedschappen die niet na gebruik worden weggeworpen

Indien een therapie/behandeling vereist dat de cliënt zich gedeeltelijk of volledig ontkleedt dient er een kleedruimte te zijn waar de cliënt zich kan omkleden zonder gestoord te worden

Wachtruimte

Een wachtruimte dient aan de volgende eisen te voldoen:

a. – De wachtruimte staat los van de behandelkamer
b. – Wat er in de behandelkamer besproken wordt is niet hoorbaar in de wachtruimte
c. – De wachtruimte heeft voldoende zitmogelijkheden
d. – In de wachtruimte is voldoende ruimte tussen wachtende cliënten in
e. – In de wachtruimte is aangegeven waar het toilet zich bevindt

Let op! Wachtruimte is niet verplicht indien er voldoende tijd tussen de afspraken ligt. Dit toon je aan door je agenda te laten zien aan de visiteur(s)

 

Ambulante praktijk

Voor therapeuten die ambulant werken zijn aparte eisen ingesteld: je dient een informatiemap bij je te hebben. In deze informatiemap moet je de volgende documenten hebben: CAT-certificaat, GAT-bewijs van inschrijving, behandelovereenkomst exemplaar, intake formulier (behandeling traject), minderjarigen toestemmingsformulier, je identiteit bewijs en een factuur exemplaar.
Wat betreft de normen van hygiëne: je moet een desinfecterend middel en zakdoekjes meenemen en zorgen dat alles schoon is tijdens de behandeling.